Comment se calcule le solde de la régularisation ?

On additionne, poste par poste, la quote-part de charges réellement imputable au locataire, puis on la compare aux provisions qu’il a versées sur la période. Si les provisions sont inférieures aux charges réelles, un complément reste dû par le locataire ; si elles sont supérieures, le bailleur lui rembourse le trop-perçu ; si elles sont égales, rien n’est dû de part ni d’autre.

Quelles charges peut-on récupérer sur le locataire ?

Uniquement les charges limitativement énumérées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : eau, énergie et entretien des parties communes, ascenseur, chauffage collectif, menu entretien, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, etc. Les honoraires de gestion, l’assurance du propriétaire, la taxe foncière ou les gros travaux ne sont pas récupérables.

Le locataire peut-il demander les justificatifs ?

Oui. Les pièces justificatives (factures, décomptes de copropriété, relevés) doivent être tenues à sa disposition, notamment pendant les six mois qui suivent l’envoi du décompte. Le bailleur n’a pas à toutes les joindre, mais doit pouvoir les présenter.

Sur combien d’années peut-on régulariser ?

Un rappel de charges ne peut porter que sur les trois dernières années : au-delà, les sommes sont prescrites (art. 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). L’idéal est de régulariser chaque année. En cas de régularisation tardive, le locataire peut demander un paiement échelonné sur douze mois.

Peut-on ajouter des pénalités au complément dû ?

Non. La régularisation n’est pas une pénalité : le complément ne peut être assorti ni d’intérêts ni de frais, les clauses en ce sens étant réputées non écrites (art. 4 de la loi du 6 juillet 1989). On réclame la quote-part réelle, rien de plus.

Et si mes charges sont au forfait ?

En cas de forfait de charges (courant en meublé ou en colocation à bail unique), il n’y a aucune régularisation : le forfait est dû tel quel, il n’est ni révisé au réel ni remboursé. Cet outil ne s’applique donc qu’au régime des provisions sur charges.

Outil gratuit

Décompte de régularisation des charges

Renseignez vos postes de charge et vos provisions : le décompte calcule la quote-part du locataire et le solde à régulariser (complément dû ou trop-perçu), prêt à imprimer. Gratuit, sans compte, et vos informations ne quittent jamais votre navigateur.

Régime de charges

Vos charges sont

Vous (le bailleur)

Votre nom (ou raison sociale)

Indiquez votre nom (bailleur).

Votre adresse

Le locataire (destinataire)

Civilité

Nom du locataire

Indiquez le nom du locataire.

Le logement et la période

Adresse du logement loué

Indiquez l’adresse du logement loué.

Période régularisée

Indiquez la période régularisée (ex. année 2025).

Prise d’effet du bail (facultatif)

Indiquez l’exercice concerné, par exemple « année 2025 ». Régularisez chaque année : un rappel ne peut porter que sur les trois dernières années.

Les postes de charge récupérables

Ajoutez au moins un poste de charge récupérable (nature, dépense totale, quote-part).

Une ligne par nature de charge (art. 23). Seules les charges de la liste limitative du décret 87-713 sont récupérables : eau, énergie et entretien des parties communes, ascenseur, chauffage collectif, taxe d’enlèvement des ordures ménagères… La quote-part est la part de la dépense imputable au locataire.

Provisions et immeuble

Provisions encaissées sur la période (€)

Indiquez le total des provisions encaissées sur la période (0 si aucune).

Le logement est dans un immeuble collectif

Les provisions encaissées sont celles réellement versées sur la période. En immeuble collectif, le mode de répartition (tantièmes, surface, occupants…) est obligatoire.

OptionsAjuster les provisions mensuelles pour l’avenirFixer une date limite au complément dû (si applicable)

Modalités de règlement du complément (facultatif)

Modalités de remboursement d’un trop-perçu (facultatif)

Établissement du courrierEnvoyer en recommandé avec accusé de réception

Fait à (facultatif)

Le (date)

Vos informations restent dans votre navigateur : rien n’est envoyé ni enregistré par Locara. Seules les suggestions d’adresse, si vous en choisissez une, interrogent la Base Adresse Nationale (service public gratuit, sans traçage). Un décompte n’est pas une mise en demeure : c’est d’abord une information transparente. Aucune pénalité ni intérêt ne peut s’ajouter au complément (art. 4).

Aperçu

Complétez les champs obligatoires (votre nom, le locataire, le logement, la période, les provisions) et au moins un poste de charge pour voir l’aperçu du décompte.

Qu’est-ce que la régularisation des charges ?

Quand le loyer comprend des provisions sur charges, le bailleur doit chaque année comparer ces provisions aux dépenses réellement engagées et arrêter un solde. C’est la régularisation annuelle. Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : lorsque le loyer comporte des provisions sur charges, le bailleur procède chaque année à une régularisation au vu des dépenses réellement engagées.

Quelles charges sont récupérables ?

Seules les charges limitativement énumérées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 sont récupérables sur le locataire (eau, énergie des parties communes, ascenseur, chauffage collectif, menu entretien et petites réparations des parties communes, taxe d’enlèvement des ordures ménagères…). Aucune dépense hors de cette liste ne peut lui être refacturée : ni honoraires de gestion, ni assurance du propriétaire, ni taxe foncière, ni gros travaux.

Comment se calcule le solde ?

Le solde est la différence entre les provisions encaissées et le total de la quote-part de charges du locataire. S’il a trop provisionné, vous lui devez le trop-perçu ; s’il n’a pas assez provisionné, il vous doit le complément ; à l’équilibre, rien n’est dû. Si les provisions encaissées dépassent les dépenses réelles, l’excédent est dû au locataire : le bailleur doit le lui rembourser, ce n’est pas un geste commercial.

Justificatifs, délais et prescription

Les pièces justificatives (factures, décomptes de copropriété, relevés) sont tenues à la disposition du locataire, notamment pendant les six mois qui suivent l’envoi du décompte.

Un rappel de charges ne peut porter que sur les trois dernières années : les sommes plus anciennes sont prescrites (art. 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). D’où l’intérêt de régulariser chaque année.

Si la régularisation intervient après le terme de l’année civile suivant l’exigibilité des charges, le locataire peut demander un paiement échelonné sur douze mois.

Ce que le décompte ne fait pas

La régularisation n’est pas une pénalité : le complément dû ne peut être assorti d’intérêts ni de frais (les clauses en ce sens sont réputées non écrites, art. 4 de la loi du 6 juillet 1989). On réclame la quote-part réelle, rien de plus.

En cas de forfait de charges (courant en meublé ou en colocation à bail unique), il n’y a aucune régularisation : le forfait est dû tel quel, ni révisé au réel, ni remboursé. Cet outil ne s’applique donc qu’au régime des provisions sur charges.

Ce modèle vise la conformité (loi du 6 juillet 1989, art. 23 et 7-1 ; décret n° 87-713 ; art. 4 pour les clauses réputées non écrites) mais n’a pas valeur d’avis juridique. Pour une situation particulière, faites-vous accompagner.

Questions fréquentes

Comment se calcule le solde de la régularisation ?: On additionne, poste par poste, la quote-part de charges réellement imputable au locataire, puis on la compare aux provisions qu’il a versées sur la période. Si les provisions sont inférieures aux charges réelles, un complément reste dû par le locataire ; si elles sont supérieures, le bailleur lui rembourse le trop-perçu ; si elles sont égales, rien n’est dû de part ni d’autre.
Quelles charges peut-on récupérer sur le locataire ?: Uniquement les charges limitativement énumérées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : eau, énergie et entretien des parties communes, ascenseur, chauffage collectif, menu entretien, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, etc. Les honoraires de gestion, l’assurance du propriétaire, la taxe foncière ou les gros travaux ne sont pas récupérables.
Le locataire peut-il demander les justificatifs ?: Oui. Les pièces justificatives (factures, décomptes de copropriété, relevés) doivent être tenues à sa disposition, notamment pendant les six mois qui suivent l’envoi du décompte. Le bailleur n’a pas à toutes les joindre, mais doit pouvoir les présenter.
Sur combien d’années peut-on régulariser ?: Un rappel de charges ne peut porter que sur les trois dernières années : au-delà, les sommes sont prescrites (art. 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). L’idéal est de régulariser chaque année. En cas de régularisation tardive, le locataire peut demander un paiement échelonné sur douze mois.
Peut-on ajouter des pénalités au complément dû ?: Non. La régularisation n’est pas une pénalité : le complément ne peut être assorti ni d’intérêts ni de frais, les clauses en ce sens étant réputées non écrites (art. 4 de la loi du 6 juillet 1989). On réclame la quote-part réelle, rien de plus.
Et si mes charges sont au forfait ?: En cas de forfait de charges (courant en meublé ou en colocation à bail unique), il n’y a aucune régularisation : le forfait est dû tel quel, il n’est ni révisé au réel ni remboursé. Cet outil ne s’applique donc qu’au régime des provisions sur charges.