Décompte du dépôt de garantie : retenues, délai, justificatifs
Votre locataire part, et vous avez un mois, parfois deux, pour établir le décompte du dépôt de garantie. Un décompte bâclé ou en retard coûte 10 % du loyer par mois. Voici comment chiffrer juste, prouver chaque retenue et tenir le délai.
Le décompte du dépôt de garantie : à quoi vous êtes tenu
Le dépôt de garantie n’est pas un acquis : à la fin du bail, vous devez le restituer au locataire, diminué seulement des sommes que vous pouvez prouver. Ce calcul, c’est le décompte. Il liste ce que vous retenez, pourquoi, et combien il reste à rendre.
La règle de base est simple : vous rendez l’intégralité du dépôt, sauf retenues justifiées. Pas de forfait, pas de « je garde pour être tranquille ». Chaque euro retenu doit s’appuyer sur une pièce. C’est l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 qui encadre tout cela.
Première étape : comparer l’état des lieux d’entrée et de sortie
Tout votre décompte repose sur une comparaison : l’état des lieux de sortie face à celui d’entrée. C’est la seule preuve qui vous autorise à retenir pour des dégradations. Sans état des lieux d’entrée, le logement est réputé avoir été rendu en bon état, et vous ne pouvez rien retenir à ce titre.
Reprenez pièce par pièce. Une différence entre l’entrée et la sortie peut justifier une retenue, à condition qu’elle vous soit imputable et qu’elle dépasse l’usure normale. Une trace nette, un trou, un équipement cassé : oui. Une peinture un peu fatiguée après cinq ans : non.
Ce point de comparaison fixe aussi votre délai. État des lieux de sortie conforme à l’entrée : vous avez un mois. La moindre retenue justifiée : le délai passe à deux mois. On y revient plus bas.
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Ce que vous pouvez retenir, et ce que vous ne pouvez pas
Trois grandes familles de retenues sont admises, à condition d’être chiffrées et prouvées :
- Les réparations locatives : dégradations constatées à l’état des lieux et imputables au locataire, chiffrées par devis ou facture.
- Les impayés : loyers ou charges restés dus, appuyés sur un décompte clair.
- La régularisation de charges : le solde dû après comparaison des provisions versées et des dépenses réelles.
À l’inverse, vous ne pouvez jamais retenir pour de l’usure normale. Le droit appelle ça la vétusté : l’altération due au temps et à un usage conforme. Moquette tassée par le passage, joints jaunis, peinture défraîchie après plusieurs années relèvent de la vétusté, pas d’une dégradation.
Chiffrer les réparations locatives sans se tromper
Vous ne pouvez retenir que le coût réel, justifié par un devis ou une facture, et réduit de la vétusté. Un exemple : Paul rend un T2. Le lavabo est fêlé, ce n’était pas le cas à l’entrée. Le devis de remplacement est de 180 €. L’équipement avait six ans sur une durée d’usage estimée à dix ans : vous appliquez un abattement et retenez une part, pas les 180 € complets.
Gardez la logique « différence entre entrée et sortie, moins vétusté, pièce à l’appui ». C’est ce triptyque qui tient devant une commission de conciliation ou un juge si le locataire conteste.
Construire votre décompte, étape par étape
Voici la marche à suivre pour un décompte clair et incontestable :
- Partez du montant du dépôt
Reprenez la somme exacte versée à la signature, telle qu’inscrite au bail. C’est votre point de départ : c’est elle que vous devez restituer, moins vos retenues.
- Listez les dégradations imputables
Comparez l’état des lieux d’entrée et de sortie, pièce par pièce. Ne retenez que ce qui dépasse l’usure normale et vous est imputable.
- Chiffrez chaque poste et appliquez la vétusté
Associez un devis ou une facture à chaque dégradation, puis déduisez l’abattement pour vétusté selon l’âge de l’équipement ou du revêtement.
- Ajoutez les impayés et la régularisation de charges
Intégrez les loyers ou charges restés dus et le solde de la régularisation annuelle des charges, décompte à l’appui.
- Calculez le solde et joignez les pièces
Soustrayez le total des retenues du dépôt. Remettez au locataire le décompte détaillé accompagné de tous les justificatifs, et restituez le solde dans le délai légal.
Un décompte lisible, ligne par ligne, désamorce la plupart des litiges : le locataire voit d’où vient chaque euro retenu.
Les justificatifs à joindre, sous peine de retenue contestable
Une retenue sans preuve est une retenue fragile. Le locataire peut la contester, et vous risquez de devoir restituer la somme, parfois majorée. Joignez systématiquement les pièces qui fondent votre calcul :
- Les deux états des lieux (entrée et sortie), qui matérialisent la différence.
- Les devis ou factures des réparations, au nom du bailleur.
- Le décompte des loyers ou charges impayés.
- Le décompte de régularisation des charges, avec le détail des dépenses réelles.
Un devis suffit pour justifier une retenue au moment du décompte : vous n’êtes pas obligé d’avoir déjà fait réaliser les travaux. Mais le montant doit rester sincère et proportionné à la dégradation réelle.
Le délai : 1 mois ou 2 mois, et la pénalité de 10 %
Le délai dépend d’un seul critère : l’état des lieux de sortie. S’il est conforme à celui d’entrée, vous avez un mois pour restituer le dépôt. S’il justifie une retenue, le délai passe à deux mois. Le compte à rebours démarre à la remise des clés, en main propre ou par lettre recommandée.
Dépasser ce délai coûte cher. La somme encore due au locataire est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges, pour chaque mois de retard commencé. Un mois entamé compte pour un mois entier.
Exemple : Marie loue un T3 à 800 € hors charges. Elle doit encore 600 € de dépôt à son ancien locataire et rend l’argent avec deux mois de retard. La pénalité est de 80 € par mois, soit 160 € qui s’ajoutent aux 600 €.
Copropriété : la provision de 20 % jusqu’à l’arrêté des comptes
Si le bien est en copropriété, vous ne connaissez pas toujours le montant définitif des charges au moment du départ : il dépend de l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. La loi vous autorise alors à conserver une provision en attendant.
Cette provision est plafonnée à 20 % du dépôt de garantie. Concrètement, vous pouvez rendre rapidement 80 % du dépôt, puis le solde dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes, une fois la régularisation faite.
Vous pouvez aussi convenir d’une régularisation à l’amiable dès la sortie, si le locataire est d’accord : cela clôt le dossier d’un coup, sans attendre l’arrêté des comptes.
Questions fréquentes
Puis-je retenir une somme sans devis, sur estimation ?
Non. Chaque retenue pour dégradation doit s’appuyer sur un devis ou une facture, comparé à l’état des lieux. Une estimation « au doigt mouillé » ou un forfait sont contestables et peuvent vous obliger à restituer la somme.
Dois-je appliquer la vétusté même pour une vraie dégradation ?
Oui. Vous ne facturez pas du neuf contre de l’ancien. Sur un équipement ou un revêtement usagé, vous appliquez un abattement pour vétusté en fonction de son âge. Une grille de vétusté annexée au bail sécurise ce calcul.
À partir de quand court le délai de restitution ?
À la remise des clés, en main propre ou par lettre recommandée. C’est ce point de départ qui déclenche le délai d’un mois (état des lieux conforme) ou de deux mois (retenue justifiée).
Que risque-je si je rends le dépôt en retard ?
La somme due au locataire est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé. Cette pénalité est automatique, sauf si le retard tient à l’absence de nouvelle adresse communiquée par le locataire.
Puis-je garder tout le dépôt le temps de la régularisation de charges ?
Non, sauf en copropriété où vous pouvez conserver une provision plafonnée à 20 % du dépôt jusqu’à l’arrêté annuel des comptes. Le reste doit être restitué dans le délai légal.
Ce guide donne des repères généraux à jour de la législation en vigueur (notamment la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Il a valeur d’information et ne remplace pas l’avis d’un professionnel du droit. Mis à jour le .