État des lieux de sortie : locataire absent ou qui refuse

Un état des lieux de sortie reste obligatoire, même mal embarqué

L’état des lieux de sortie n’est pas une formalité facultative. L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 impose qu’il soit établi au moment de la restitution des clés, de façon contradictoire (en présence des deux parties ou de leurs représentants) et à l’amiable, puis remis en autant d’exemplaires que de parties.

C’est justement ce caractère contradictoire qui pose problème quand le locataire ne joue pas le jeu. Trois situations reviennent souvent : il ne se présente pas au rendez-vous, il vient mais refuse de signer, ou il est déjà parti en laissant (ou pas) les clés. Dans les trois cas, la loi prévoit une porte de sortie, à condition de ne pas improviser.

Le réflexe à éviter : l’état des lieux fait tout seul

La tentation est grande : le locataire n’est pas là, vous faites le tour du logement, vous notez les dégradations, vous photographiez, et vous vous en servez pour retenir sur le dépôt de garantie. Mauvaise idée. Un état des lieux de sortie rédigé par le seul bailleur, sans l’accord du locataire et sans commissaire de justice, a une valeur probante très réduite : il est librement apprécié par le juge, qui peut l’écarter.

Les juridictions du fond le rappellent régulièrement : un état des lieux que le bailleur s’est constitué seul, sans contradiction ni commissaire de justice, et souvent tardif, ne suffit pas à prouver des dégradations imputables au locataire. On ne peut pas se fabriquer une preuve contre l’autre partie.

Si vous voulez pouvoir retenir des sommes sur le dépôt, il vous faut un document opposable. Et le seul document opposable quand l’amiable échoue, c’est le constat du commissaire de justice.

La bonne réponse : le constat de commissaire de justice

Dès que l’état des lieux de sortie ne peut pas se faire à l’amiable, la marche à suivre est balisée par l’article 3-2. C’est la partie la plus diligente (vous, en général) qui prend l’initiative de mandater un commissaire de justice.

• Le commissaire de justice fixe un rendez-vous au logement et en avise les deux parties au moins 7 jours à l’avance, par lettre recommandée avec accusé de réception.
• Il établit le constat le jour dit, que le locataire se présente ou non : le document est opposable même si l’une des parties est absente.
• Son coût est fixé par décret (tarif réglementé) et partagé par moitié entre le bailleur et le locataire.

Attention au délai de 7 jours : il n’est pas décoratif. La Cour de cassation (3e chambre civile, 26 octobre 2023, n° 22-20.183) a jugé que la partie qui mandate le commissaire de justice sans respecter ce préavis de 7 jours ne peut pas réclamer à l’autre le remboursement de la moitié du coût. Convoquez donc dans les règles, lettre recommandée à l’appui.

Un mot sur le bail : une clause qui mettrait d’office à la charge du locataire les frais de l’état des lieux de sortie est réputée non écrite (article 4 de la loi de 1989). La seule exception, c’est précisément le constat par commissaire de justice, dont le coût se partage par moitié.

Le locataire a disparu ou n’a pas rendu les clés

Tant que les clés ne sont pas restituées, le bail n’est pas soldé et vous ne pouvez pas récupérer librement le logement : forcer la porte ou vider les lieux vous-même serait une voie de fait, lourdement sanctionnée. Si le locataire s’est volatilisé sans donner de nouvelles, c’est un autre régime qui s’applique (la procédure d’abandon de logement), avec, là encore, le passage par un commissaire de justice.

Dans tous les cas, gardez la trace de vos tentatives : rendez-vous proposé par écrit, lettre recommandée, messages. Cette diligence est précieuse si l’affaire finit devant le juge.

Ce que l’absence d’état des lieux change pour le dépôt

C’est le vrai enjeu derrière tout ça : pouvoir (ou non) retenir des sommes sur le dépôt de garantie. Sans état des lieux opposable, deux règles se retournent facilement contre le bailleur.

D’abord, la présomption de l’article 1731 du code civil : à défaut d’état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état et doit le rendre tel quel. Mais l’article 3-2 ajoute un garde-fou : cette présomption ne peut pas être invoquée par la partie qui a fait obstacle à l’état des lieux. Autrement dit, si c’est vous qui n’avez pas organisé le constat dans les règles, vous ne pourrez pas vous en prévaloir.

Ensuite, le délai de restitution du dépôt (article 22 de la loi de 1989) : 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, 2 mois s’il fait apparaître des différences justifiant une retenue. Ce délai court à compter de la remise des clés, pas de la signature du document. Passé ce délai, le dépôt dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé. Seule exception à la majoration : si le retard vient de ce que le locataire ne vous a pas communiqué sa nouvelle adresse.

« Non remis le jour même » : la question de l’exemplaire

Côté locataire, une inquiétude fréquente : ne pas repartir avec son exemplaire de l’état des lieux de sortie le jour de la remise des clés. La loi veut que le document soit remis à chaque partie, idéalement sur place, mais un envoi décalé ne rend pas l’état des lieux nul pour autant.

Le bon réflexe pour le bailleur : remettre (ou envoyer) rapidement un exemplaire signé, et conserver une preuve de cet envoi. Bon à savoir pour le locataire : le délai de restitution du dépôt court dès la remise des clés, que vous ayez ou non déjà votre copie en main.

Les obligations du locataire à la sortie

Le locataire n’est pas libre de zapper l’état des lieux de sortie. Il doit restituer les clés, se rendre disponible pour le constat contradictoire (ou s’y faire représenter) et communiquer sa nouvelle adresse, car c’est à cette adresse que sera renvoyé le dépôt de garantie.

S’il refuse ou ne vient pas, il ne se protège pas pour autant : le commissaire de justice établira le constat sans lui, et ce document lui sera opposable, moitié des frais comprise. Jouer la montre n’a donc aucun intérêt, mieux vaut un état des lieux fait proprement, même avec des réserves notées noir sur blanc.

Questions fréquentes