Changer de locataire : la checklist entre deux locations

Changer de locataire, c’est un enchaînement, pas une case à cocher

Entre le départ d’un locataire et l’arrivée du suivant, une dizaine d’actions s’enchaînent dans un ordre précis : recevoir le congé, faire l’état des lieux de sortie, restituer le dépôt de garantie, remettre le logement en état, réactualiser l’annonce et le loyer, refaire les diagnostics périmés, sélectionner un nouveau dossier, signer un bail conforme et réaliser l’état des lieux d’entrée.

L’enjeu est double : respecter le droit (des délais couperets, une forme imposée, un loyer parfois plafonné) et limiter la vacance, car chaque mois sans locataire est un loyer perdu qui ne se rattrape pas. Ce guide est le fil conducteur : chaque étape renvoie vers le guide détaillé quand vous voulez creuser.

La checklist chronologique de la relocation

Voici l’enchaînement, du congé reçu au nouveau locataire installé. Gardez-le sous la main : la logique est toujours la même, seuls les délais changent selon votre situation (vide ou meublé, zone tendue ou non).

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   Le congé arrive

   Vous recevez le préavis de votre locataire. Notez la date de fin de préavis : c’est le point de départ de tout le calendrier. Vérifiez qu’il respecte le délai (3 mois en vide, 1 mois en meublé ou en zone tendue).

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   Vous relancez la mise en location tout de suite

   N’attendez pas le départ pour publier l’annonce. Dès le congé reçu, préparez photos, texte et loyer, et planifiez les visites pendant le préavis (le locataire doit laisser accès aux visites).

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   État des lieux de sortie et remise des clés

   Le jour du départ, réalisez l’état des lieux de sortie, comparé à celui d’entrée. La remise des clés déclenche le délai de restitution du dépôt de garantie.

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   Remise en état si besoin

   Chiffrez les éventuelles dégradations (hors vétusté normale) et lancez les travaux. C’est aussi le moment idéal pour un rafraîchissement qui accélérera la relocation.

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   Restitution du dépôt de garantie

   Rendez le dépôt dans le délai légal : 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, 2 mois s’il y a des différences justifiant une retenue.

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   Loyer et diagnostics à jour

   Fixez le loyer du nouveau bail (attention à l’encadrement en zone tendue) et vérifiez que tous les diagnostics sont encore valides, refaites ceux qui sont périmés.

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   Sélection du nouveau dossier

   Étudiez les candidatures, demandez les pièces autorisées, vérifiez leur authenticité et choisissez un dossier solide.

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   Signature du nouveau bail

   Signez un contrat conforme au modèle en vigueur (nouveau contrat type 2026), avec ses annexes obligatoires.

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   État des lieux d’entrée

   Réalisez l’état des lieux d’entrée avec le nouveau locataire : c’est la référence qui protégera son propre dépôt de garantie à sa sortie.

Étape 1 : Recevoir le congé et lancer le compte à rebours

Tout commence par le préavis du locataire. En location vide, il est de 3 mois, réduit à 1 mois en zone tendue ou dans certains cas personnels (mutation, perte d’emploi, raisons de santé, bénéficiaire du RSA ou de l’AAH…). En meublé, il est de 1 mois quelle que soit la situation.

La date qui compte est celle de la fin du préavis : c’est votre échéance pour reloger. Ne perdez pas ce délai. Le locataire sortant doit vous laisser organiser les visites pendant le préavis, dans des créneaux raisonnables : profitez-en pour trouver le suivant avant même que le logement soit vide.

Étape 2 : L’état des lieux de sortie et la restitution du dépôt

Le jour du départ, réalisez l’état des lieux de sortie en le comparant, ligne à ligne, à celui d’entrée. C’est cette comparaison qui déterminera ce que vous pouvez retenir sur le dépôt de garantie. La remise des clés fait courir le délai de restitution.

Ce délai est fixé par l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 :

• 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée (rien à retenir) ;
• 2 mois s’il existe des différences justifiant une retenue (dégradations, loyers ou charges impayés).
• En copropriété, vous pouvez conserver jusqu’à 20 % du dépôt jusqu’à l’arrêté annuel des comptes, puis solder ensuite.

Attention au retard : passé le délai, le dépôt non restitué est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé. Toute retenue doit être justifiée par des devis ou factures, pas d’estimation « au doigt mouillé ».

Étape 3 : Remise en état : distinguer vétusté et dégradations

Vous ne pouvez pas facturer au locataire l’usure normale du temps : c’est la vétusté. Une moquette défraîchie après huit ans, des murs légèrement jaunis, un joint fatigué relèvent du vieillissement normal, à votre charge. En revanche, une vitre cassée, un mur troué, un dégât non déclaré ou un logement rendu sale sont des dégradations imputables au locataire.

Beaucoup de bailleurs utilisent une grille de vétusté (barème d’abattement selon l’âge de l’équipement) pour objectiver le partage. Ce moment de « creux locatif » est aussi le bon pour rafraîchir peintures et petits équipements : un logement propre et lumineux se reloue plus vite et souvent un peu plus cher.

Étape 4 : Réactualiser l’annonce et fixer le bon loyer

Reprenez votre annonce à zéro : nouvelles photos une fois le logement remis en état, description honnête, mention de la classe DPE (obligatoire dans l’annonce), du loyer, des charges et du dépôt. Une annonce claire et complète filtre déjà les candidatures sérieuses.

Le loyer, lui, ne se fixe pas librement partout. En zone tendue, l’encadrement de l’évolution des loyers s’applique à la relocation : en principe, le loyer du nouveau locataire ne peut pas dépasser celui du locataire précédent (réévalué de l’IRL), sauf exceptions (travaux d’amélioration importants, loyer manifestement sous-évalué, vacance prolongée).

Indépendamment de la zone, un point à ne pas rater : depuis le 24 août 2022, le loyer d’un logement classé F ou G au DPE ne peut plus être augmenté, ni en cours de bail, ni au renouvellement, ni à la relocation, partout en France. Aucune des exceptions habituelles ne s’applique. Dans les villes soumises à l’encadrement du niveau des loyers (plafonds au loyer de référence), une seconde limite s’ajoute. Vérifiez les règles applicables à votre commune avant de publier.

Étape 5 : Les diagnostics et le DPE à refaire

Le dossier de diagnostics techniques (DDT) doit être annexé au nouveau bail, et chaque diagnostic doit être en cours de validité au moment de la signature. Entre deux locataires, c’est le moment de vérifier les dates et de refaire ceux qui sont périmés.

Durées de validité principales pour une location :

• DPE : 10 ans (sauf travaux modifiant la performance énergétique) ;
• État des risques et pollutions (ERP) : 6 mois, en pratique, à refaire pour chaque nouveau locataire ;
• Diagnostics électricité et gaz : 6 ans en location (si l’installation a plus de 15 ans) ;
• Constat de risque d’exposition au plomb (CREP) : pour les logements construits avant 1949, illimité si absence de plomb, sinon à refaire ;
• Amiante : concerne les biens dont le permis de construire est antérieur à juillet 1997.

Le DPE mérite une attention particulière : au-delà de sa validité, sa classe conditionne votre droit de louer (calendrier d’interdiction des passoires) et, on l’a vu, le loyer. Vérifiez où en est votre bien avant de relouer.

Étape 6 : Sélectionner le nouveau dossier sans se tromper

Vous ne pouvez demander que les pièces justificatives autorisées par la loi (identité, domicile, situation professionnelle, ressources). Certaines pièces sont interdites (carte Vitale, extrait de casier, relevé bancaire…). Demander une pièce interdite vous expose à une sanction.

Le vrai risque à ce stade, ce sont les faux documents : bulletins de salaire retouchés, avis d’imposition fabriqués. Prenez le temps de vérifier la cohérence des pièces (le service de vérification des avis d’imposition en ligne des impôts est gratuit) et de recouper les informations. Un dossier solide vaut mieux qu’un dossier rapide.

Étape 7 : Signer un bail conforme au modèle 2026

Depuis le 1er octobre 2026, tout bail conclu ou renouvelé doit suivre le nouveau contrat type issu du décret n° 2026-596 du 6 juillet 2026 (qui met à jour le décret de 2015). Un bail signé sur un vieux modèle peut être fragilisé.

Parmi les nouveautés à intégrer : une clause résolutoire pour impayé désormais imposée, la mention de la servitude de résidence principale sous peine de nullité, et le numéro de téléphone portable des parties. Pensez aussi aux annexes obligatoires : dossier de diagnostics, notice d’information, état des lieux, et le cas échéant règlement de copropriété et attestation d’assurance.

Étape 8 : L’état des lieux d’entrée, socle du prochain dépôt

Dernière étape, souvent bâclée alors qu’elle est décisive : l’état des lieux d’entrée avec le nouveau locataire. C’est lui qui servira de référence à sa sortie. Un état des lieux d’entrée précis, daté, photographié et signé par les deux parties, c’est votre meilleure protection contre un futur litige sur le dépôt de garantie.

Détaillez pièce par pièce, relevez les compteurs, notez l’état de chaque équipement. Le locataire dispose ensuite de 10 jours pour demander des compléments. Un bon état des lieux d’entrée, c’est la relocation qui se termine bien… et la suivante qui commence sereinement.

Questions fréquentes