Installer un locataire sur Locara
Vous avez trouvé votre locataire ? Il reste à créer le bail. Sur Locara, un titulaire et une date d’entrée suffisent pour démarrer : on remplit le formulaire ensemble, champ par champ, et le suivi des loyers s’enchaîne tout seul derrière.
Installer un locataire, c’est créer le bail
Une fois votre bien ajouté, l’étape suivante c’est d’y installer votre locataire. Concrètement, vous créez le bail : qui loue, à partir de quand, pour combien et pour quelle durée. C’est ce formulaire qui met tout le reste en marche.
Bonne nouvelle : pas besoin de tout remplir d’un coup. Pour démarrer, deux informations suffisent — le nom du titulaire et la date d’entrée. Le reste (téléphone, garant, occupants) peut se compléter plus tard, ou être renseigné par le locataire lui-même s’il active son compte.
- Le titulaire du bail : le nom et le prénom suffisent pour commencer.
- La date d’entrée : c’est elle qui fait foi partout dans Locara.
- L’aperçu du bail récapitule votre saisie avant de valider avec « Installer le locataire ».
Vous verrez peut-être un bandeau « Téléverser mon bail — Bientôt » en haut de la page. Cette option arrive : pour l’instant, on remplit le formulaire ci-dessous, et vous n’aurez rien à ressaisir plus tard.
Le titulaire du bail : nom et prénom suffisent
Le titulaire, c’est la personne qui signe le bail et à qui vous louez. Seuls le nom et le prénom sont obligatoires pour créer le bail. Tout le reste est facultatif à ce stade.
- L’e-mail ne sert qu’à inviter le locataire sur Locara. Sans lui, le bail se crée quand même.
La date et le lieu de naissance figurent sur le bail : renseignez-les si vous rédigez le contrat depuis Locara, mais ils restent facultatifs. Idem pour le téléphone et l’adresse actuelle du locataire. Rien ne vous bloque pour démarrer.
La date d’entrée : la clé de voûte de tout
S’il y a un champ à renseigner avec soin, c’est celui-là. La date d’entrée fait foi partout dans Locara : c’est elle qui date le premier loyer, déclenche les quittances au bon rythme, et fait basculer le bien en « occupé » sur votre tableau de bord.
Une date d’entrée fausse, et c’est toute la mécanique qui déraille : loyer calculé au mauvais moment, quittances décalées. Prenez trente secondes pour la vérifier avant de valider.
- La date d’entrée date le premier loyer, déclenche les quittances et passe le bien en « occupé ».
- « Ce logement est déjà loué » : à cocher pour reprendre un locataire déjà en place, bail en cours.
Deux réglages complètent l’entrée. Le jour de paiement du loyer (de 1 à 31) fixe la date à laquelle le loyer est attendu chaque mois. Et la case « Ce logement est déjà loué » sert quand vous reprenez un locataire déjà installé, avec un bail commencé avant votre arrivée sur Locara : vous renseignez la vraie date d’entrée passée, et l’historique se reconstitue.
Choisir la bonne durée de bail
La durée du bail n’est pas libre : elle dépend du type de location, et la loi du 6 juillet 1989 fixe des durées minimales. Locara vous propose directement les bonnes options, il n’y a qu’à choisir la vôtre.
- Meublé — 1 an : la durée minimale d’un meublé qui est la résidence principale du locataire, reconductible tacitement.
- Vide — 3 ans : la durée minimale d’une location vide quand le bailleur est un particulier (ou une SCI familiale).
- Étudiant — 9 mois : une variante du meublé, calée sur l’année universitaire, sans reconduction tacite (le bail s’arrête à son terme).
- Vide, bailleur société — 6 ans : quand le bailleur est une personne morale (hors SCI familiale), la durée minimale d’une location vide passe à 6 ans.
- Indéterminée : réservée aux cas particuliers, hors résidence principale soumise à la loi de 1989.
Ces durées sont des minimums légaux : vous pouvez signer plus long, jamais plus court. Comme les règles évoluent et que chaque situation a ses exceptions, vérifiez la durée qui s’applique à votre location avant de valider — en cas de doute, l’ADIL de votre département répond gratuitement.
Les autres occupants et les garants
Un bail, ce n’est parfois pas qu’une personne. Locara vous laisse ajouter les autres occupants — conjoint, enfants, colocataire — et un ou plusieurs garants. Tout ça reste facultatif au démarrage : si vous n’avez rien à renseigner, laissez ces blocs vides et avancez.
- « Ajouter un garant » : rattachez la caution au bail pour la retrouver en cas d’impayé.
Le garant, aussi appelé caution, c’est la personne qui s’engage à payer à la place du locataire s’il ne paie pas. Le rattacher au bail dès le départ, c’est avoir ses coordonnées sous la main le jour où vous en auriez besoin. Petit rappel de vocabulaire au passage : la « caution », c’est le garant (une personne), à ne pas confondre avec le dépôt de garantie (une somme d’argent).
Le loyer du bail
Dernier bloc à renseigner : le loyer. Locara le pré-remplit avec le loyer que vous aviez indiqué en créant le bien — vous n’avez qu’à confirmer, ou l’ajuster si vous avez convenu d’un autre montant avec le locataire.
- La provision pour charges s’ajoute au loyer hors charges : elle se régularise ensuite sur les dépenses réelles.
Deux champs, deux notions à ne pas mélanger. Le loyer hors charges, c’est le loyer « nu ». La provision pour charges, c’est l’avance mensuelle sur les charges récupérables (eau, entretien des parties communes…), régularisée une fois par an sur les dépenses réelles. Les garder séparés dès le départ, c’est indispensable pour réviser le loyer et régulariser les charges proprement plus tard.
Installer le locataire : le récap
Avant de valider, Locara vous montre un aperçu du bail : locataire, logement, date d’entrée, durée et loyer. Une dernière relecture, et vous cliquez sur « Installer le locataire ».
- Renseignez le titulaire
Le nom et le prénom suffisent ; ajoutez l’e-mail si vous voulez inviter le locataire sur Locara.
- Fixez l’entrée dans les lieux
Date d’entrée, durée du bail selon le type de location, jour de paiement du loyer.
- Confirmez le loyer
Le loyer hors charges est pré-rempli ; ajoutez la provision pour charges le cas échéant.
- Vérifiez l’aperçu et validez
Relisez le récapitulatif, puis cliquez sur « Installer le locataire ».
- « Installer le locataire » crée le bail, date le premier loyer et passe le bien en « occupé ».
Questions fréquentes
Quelles informations sont obligatoires pour créer un bail sur Locara ?
Le nom et le prénom du titulaire, et la date d’entrée. C’est le strict minimum pour installer le locataire. Le téléphone, l’e-mail, la date de naissance, les garants ou les occupants peuvent se compléter ensuite, ou être renseignés par le locataire s’il active son compte.
À quoi sert la date d’entrée exactement ?
C’est la référence de tout le suivi : elle date le premier loyer, déclenche les quittances au bon rythme et fait passer le bien en « occupé ». Ce n’est ni la date de signature du bail, ni celle de l’état des lieux, mais le point de départ de la location — celui à partir duquel le loyer est dû.
Quelle durée de bail choisir ?
Elle dépend du type de location : 1 an en meublé, 3 ans en location vide pour un bailleur particulier, 9 mois pour un bail étudiant (sans reconduction tacite) et 6 ans en location vide quand le bailleur est une société. Ce sont des durées minimales fixées par la loi de 1989 ; vérifiez celle qui s’applique à votre situation.
Comment reprendre un locataire déjà en place ?
Cochez la case « Ce logement est déjà loué » et renseignez la vraie date d’entrée, même passée. Locara reconstitue l’historique du bail en cours au lieu de démarrer une nouvelle location à la date du jour.
Faut-il l’e-mail du locataire pour créer le bail ?
Non. L’e-mail ne sert qu’à envoyer une invitation au locataire pour qu’il active son compte et retrouve son bail et ses quittances. Sans e-mail, vous créez et gérez le bail seul, de votre côté.