Dossier du locataire : ce que le bailleur peut (et ne peut pas) exiger
Vous voulez un bon dossier, mais la loi ne vous laisse pas tout demander. Une liste fixée par décret dit exactement ce que vous pouvez réclamer au candidat et à son garant, et ce qui est interdit. Voici les deux colonnes, et l’amende que vous risquez si vous forcez.
En bref : ce que vous pouvez exiger, ce qui est interdit
La réponse tient en une phrase : vous pouvez demander une pièce d’identité, un justificatif de domicile, une preuve d’activité professionnelle et des justificatifs de ressources. Tout le reste est interdit.
Cette liste n’est pas la vôtre, c’est celle du décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris en application de la loi ALUR. Le principe est simple : ce qui n’y figure pas ne peut pas être exigé.
- Autorisé : identité, domicile, situation professionnelle, ressources (un justificatif par catégorie suffit souvent).
- Interdit : photo, carte Vitale, RIB et relevés de compte, attestation d’absence de crédit, extrait de casier, dossier médical, chèque de réservation.
- Le garant fournit les mêmes catégories que le locataire, rien de plus.
La règle d’or : une liste fermée, pas un buffet
Avant la loi ALUR, chacun demandait un peu ce qu’il voulait. Depuis, l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 et son décret d’application ferment la porte : la liste des pièces est limitative.
Concrètement, vous ne pouvez pas inventer une exigence « pour être sûr », même avec les meilleures intentions. Un candidat parfaitement solvable a le droit de refuser une pièce qui n’est pas sur la liste, sans que vous puissiez écarter sa candidature pour ce motif.
Bonne nouvelle : la liste autorisée est large et couvre tout ce dont vous avez vraiment besoin pour juger un dossier. Pas besoin d’aller au-delà pour être rassuré.
Ce guide est informatif et ne remplace pas un conseil juridique individualisé. Les valeurs et références citées sont à jour à la date de mise à jour indiquée ; vérifiez toujours la version du moment sur une source officielle.
Les 4 catégories que vous pouvez demander au candidat
Le dossier d’un candidat tient en quatre familles de pièces. Dans chaque famille, vous pouvez demander un ou plusieurs justificatifs, mais inutile d’empiler : un document clair par catégorie suffit souvent à vous décider.
1. L’identité
Une pièce en cours de validité, au choix du candidat :
- Carte nationale d’identité ou passeport
- Permis de conduire
- Titre de séjour (carte de séjour temporaire, carte de résident, ou carte de ressortissant de l’Union européenne ou de l’EEE)
2. Le domicile actuel
Un seul justificatif, au choix :
- Les 3 dernières quittances de loyer (ou une attestation de l’ancien bailleur confirmant que le loyer est à jour)
- Une attestation sur l’honneur de la personne qui héberge le candidat
- Le dernier avis de taxe foncière ou un titre de propriété, s’il est déjà propriétaire de sa résidence principale
3. La situation professionnelle
Un ou plusieurs documents récents attestant de l’activité :
- Contrat de travail ou de stage, ou attestation de l’employeur
- Extrait K ou K bis de moins de 3 mois (société), carte professionnelle (profession libérale), ou certificat d’identification Insee (indépendant)
- Carte d’étudiant ou certificat de scolarité pour un étudiant
4. Les ressources
La catégorie qui compte le plus pour vous rassurer. Un ou plusieurs justificatifs :
- Les 3 derniers bulletins de salaire
- Le dernier ou l’avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition
- Les 2 derniers bilans pour un travailleur non salarié
- Un justificatif de prestations sociales, de pensions ou de retraites des 3 derniers mois, ou d’une bourse, ou de revenus fonciers
Les pièces formellement interdites (et l’amende si vous insistez)
C’est là que beaucoup de bailleurs dérapent, souvent de bonne foi, parce que « ça rassure ». Ces documents sont explicitement interdits par l’article 22-2 de la loi de 1989 :
- Photographie, autre que celle figurant déjà sur la pièce d’identité
- Carte Vitale ou numéro de sécurité sociale
- Copie de relevé de compte bancaire ou postal, et attestation de bonne tenue de compte
- Attestation d’absence de crédit en cours
- Autorisation de prélèvement automatique
- Extrait de casier judiciaire
- Dossier médical personnel
- Contrat de mariage, certificat de concubinage, jugement de divorce (hors la partie fixant la pension)
- Chèque ou dépôt de réservation du logement avant la signature du bail
Vous ne pouvez pas non plus réclamer plus de deux bilans à un indépendant, ni une consultation du fichier des incidents de remboursement des crédits (FICP).
Le raccourci à retenir : si la pièce ne sert pas à prouver l’identité, le domicile, l’activité ou les ressources, vous n’avez pas à la demander.
Le garant : mêmes catégories, rien de plus
Un garant (la caution) s’engage à payer si le locataire ne paie plus. Vous pouvez lui demander les mêmes quatre catégories de pièces qu’au locataire : identité, domicile, situation professionnelle, ressources. Les interdits valent aussi pour lui.
Attention à un piège fréquent : vous ne pouvez pas, en principe, cumuler une assurance loyers impayés (GLI) et un garant physique sur le même bail. La loi oblige à choisir l’une ou l’autre protection, sauf si le locataire est étudiant ou apprenti.
Pour savoir quelle protection choisir selon le profil, on détaille caution, Visale et GLI dans un guide dédié (lien en fin d’article).
Meublé, étudiant : les cas particuliers
Louer en meublé ne change rien à la liste des pièces : elle est identique à celle d’une location vide. Le bail est juste plus court et plus souple, mais vous n’avez pas plus de droits sur les justificatifs.
Pour un étudiant, deux adaptations utiles :
- Côté activité, une carte d’étudiant ou un certificat de scolarité remplace le contrat de travail.
- Côté ressources, ses parents se portent souvent garants : vous leur demandez alors les mêmes catégories de pièces qu’à tout garant.
- C’est l’un des rares cas où vous pouvez cumuler une assurance loyers impayés et un garant physique.
Un étudiant sans garant solide n’est pas une impasse : Visale cible justement les jeunes de moins de 31 ans et peut servir de caution gratuite.
Monter une demande de dossier conforme, sans friction
Un dossier bien demandé, c’est un dossier qui arrive complet du premier coup, et une candidature qui ne traîne pas. Voici une marche à suivre simple :
- Annoncez dans l’annonce ou dès le premier contact les pièces attendues, par catégorie (identité, domicile, activité, ressources).
- Précisez que le garant, s’il y en a un, fournit les mêmes catégories.
- Ne réclamez jamais une pièce hors liste, même si un candidat propose spontanément son RIB : vous n’avez pas à le conserver.
- Vérifiez la cohérence des pièces entre elles (mêmes noms, mêmes montants) et contrôlez l’avis d’imposition sur SVAIR.
- Comparez les dossiers reçus sur les mêmes critères, pour un choix traçable et non discriminatoire.
Dernier rappel honnête : la loi encadre ce que vous demandez, pas la qualité de votre tri. Un dossier conforme et complet reste le meilleur gage de tranquillité pour les mois à venir.
Questions fréquentes
Puis-je demander un RIB ou les relevés de compte du candidat ?
Non. Le RIB, les relevés de compte bancaire ou postal et l’attestation de bonne tenue de compte ne figurent pas dans la liste autorisée par le décret 2015-1437. Même si le candidat le propose, vous n’avez pas à l’exiger ni à le conserver.
Ai-je le droit de demander plus de pièces parce que le marché est tendu ?
Non. La liste est limitative, quel que soit le nombre de candidats. Beaucoup de demandes ne vous donne aucun droit supplémentaire. Vous pouvez en revanche choisir le dossier le plus solide parmi ceux qui respectent la même liste.
Puis-je exiger un garant si j’ai déjà souscrit une assurance loyers impayés ?
En principe non : le cumul d’une assurance loyers impayés (GLI) et d’un garant physique est interdit sur un même bail, sauf si le locataire est étudiant ou apprenti. Vous devez choisir l’une ou l’autre protection.
Que risque un bailleur qui réclame une pièce interdite ?
Une amende administrative, prononcée par le préfet, pouvant atteindre 3 000 € pour un particulier et 15 000 € pour une personne morale (SCI, agence). Le bailleur est d’abord invité à présenter ses observations. Vérifiez le montant en vigueur sur service-public.gouv.fr.
Les pièces à demander sont-elles différentes en meublé ?
Non. La liste des pièces justificatives est la même en location meublée et en location vide. Seules la durée du bail et certaines règles du contrat changent, pas ce que vous pouvez exiger du candidat et de son garant.
Ce guide donne des repères généraux à jour de la législation en vigueur (notamment la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Il a valeur d’information et ne remplace pas l’avis d’un professionnel du droit. Mis à jour le .