Charges récupérables : ce que vous pouvez refacturer
Toutes les charges d’un logement ne sont pas refacturables au locataire. Une liste précise fixe ce qui l’est. On vous explique quoi récupérer, comment le provisionner et pourquoi la régularisation annuelle est incontournable.
Charges récupérables : de quoi parle-t-on ?
Les charges récupérables (ou charges locatives) sont les dépenses que le bailleur paie d’abord, puis se fait rembourser par le locataire, parce qu’elles correspondent à des services dont le locataire profite.
La liste n’est pas libre : elle est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Tout ce qui n’y figure pas reste à la charge du propriétaire. C’est une liste limitative : impossible d’ajouter une charge de son propre chef.
Ce que vous pouvez récupérer (et ce qui reste pour vous)
Le décret classe les charges par grands postes. Voici les principales catégories récupérables :
- Eau : consommation d’eau froide et chaude des parties communes et privatives, entretien
- Chauffage collectif : combustible, entretien courant de la chaudière
- Ascenseur : électricité, entretien courant, petites réparations
- Parties communes : électricité, produits d’entretien, ampoules
- Entretien des espaces verts
- Taxe d’enlèvement des ordures ménagères
En revanche, restent à la charge du bailleur : les gros travaux, le remplacement d’équipements (une chaudière, un ascenseur), les honoraires de syndic, la taxe foncière. Le principe : l’entretien courant est récupérable, le remplacement et les grosses réparations non.
Provisions ou forfait : deux façons de facturer
Il existe deux modes. Le plus courant, en location vide, ce sont les provisions sur charges : le locataire verse chaque mois une somme estimée, régularisée une fois par an sur les dépenses réelles.
Le second, réservé à la location meublée (et possible en colocation), est le forfait de charges : un montant fixe, versé sans régularisation. Il doit être cohérent avec les charges réelles, mais n’est ni révisé au réel, ni remboursé s’il est trop élevé.
La régularisation annuelle : l’étape à ne pas sauter
Avec des provisions, vous devez régulariser au moins une fois par an. Vous comparez le total des provisions versées au montant réel des charges récupérables, puis vous ajustez : le locataire complète s’il a trop peu payé, ou vous lui remboursez le trop-versé.
Un mois avant la régularisation, vous devez communiquer au locataire le décompte par nature de charges et le mode de répartition. Le locataire peut demander à consulter les justificatifs (factures, contrats).
Attention au délai : les charges non régularisées peuvent être réclamées dans un délai de 3 ans. Au-delà, elles sont prescrites. Mieux vaut donc régulariser chaque année pour éviter les rattrapages massifs et les tensions.
Bien provisionner pour éviter les mauvaises surprises
Une provision trop basse, et le locataire découvre un gros rappel en fin d’année, source de conflit. Trop haute, et vous devez rembourser. L’idéal : caler la provision sur les charges réelles de l’année précédente, en gardant une petite marge.
Conservez toutes les factures et le décompte du syndic. En cas de contestation, c’est à vous de prouver la réalité et le caractère récupérable de chaque dépense.
Questions fréquentes
Quelles charges peut-on refacturer au locataire ?
Uniquement celles listées par le décret 87-713 : eau, chauffage collectif, entretien courant de l’ascenseur, électricité et entretien des parties communes, espaces verts, taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Les gros travaux et le remplacement d’équipements restent au bailleur.
La régularisation des charges est-elle obligatoire ?
Oui, quand les charges sont payées par provisions : il faut régulariser au moins une fois par an sur les dépenses réelles. Un forfait de charges (meublé) ne se régularise pas, mais il n’est pas non plus remboursable.
Pendant combien de temps peut-on réclamer des charges impayées ?
Trois ans. Une charge récupérable non régularisée peut être réclamée dans un délai de 3 ans ; au-delà, elle est prescrite. C’est valable dans les deux sens : le locataire peut aussi réclamer un trop-versé sur 3 ans.
Le locataire peut-il demander à voir les justificatifs de charges ?
Oui. Au moment de la régularisation, le bailleur doit fournir un décompte par nature de charges, et tenir les justificatifs (factures, contrats, décompte du syndic) à disposition du locataire qui souhaite les consulter.